Organização de eventos: uma área em expansão

A primeira vista, organização de eventos parece algo difícil e complicado. Porém montar uma simples festa de aniversário já é um evento, onde várias decisões devem ser tomadas para que tudo saia certo no final. Há pessoas que fazem isso de forma profissional, organizando eventos com o intuito de promover lançamentos de marcas e produtos, premiações e comemorações.
Segundo André Luiz Cardoso, professor da Universidade Candido Mendes e produtor de eventos, o primeiro passo para organizar um evento é ter boas ideias. Pensar primeiramente em algo inédito, ou então aprimorar alguma ideia já usada, porém melhorando-a. É importante pensar em coisas atraentes e que possam ser vendáveis, fazendo com que as pessoas saiam de suas casas para ir ao evento. Outro ponto a ser analisado é a viabilidade de realização, para isso deve ser feita antes pesquisas de mercado e de opinião para poder definir os parâmetros a serem seguidos. “Pense no evento focando no público que você vai interagir. Não adianta fazer um evento com cantores gospel, para um público religioso, no interior de uma choperia, com distribuição gratuita da bebida”, explica André.

Independente do evento a ser feito, é fundamental o planejamento. Para que tudo saia conforme tenha que sair. Caso contrário seu evento corre sério risco de ser um fracasso. “Um simples churrasco que se faça no quintal de casa para comemorar um aniversário é um evento, de pequeno porte. Há planejamento para este evento também. A pessoa precisa fazer a lista com os tipos de carne que irá comprar, carvão, bebida, se precisará de gelo, ou se tem espaço suficiente na geladeira, se há copos, pratos, talheres suficientes. Quantas pessoas serão chamadas. O dia chega e a bebida não gelou, a carne está congelada, faltou fazer uma farofa, isso acaba sendo um percalço e tudo por falta de planejamento”, explica o professor.

André ainda explica que a grande diferença entre eventos de pequeno, médio e grande porte é o investimento que é destinado a cada um deles, logo o público também será diferenciado. “A festa junina do quintal de sua casa vai ser diferente da festa na praça central do seu condomínio, que vai ser diferente da festa junina que você vai fazer no centro de tradições nordestinas, em São Cristovão”, exemplifica. Por ter menos investimento, o evento de pequeno porte pode exigir mais esforço de seus organizadores. No caso dos eventos de médio e grande porte, tem que ser elaborado um projeto, que deve abranger a ideia, a venda de ingressos (dependendo do evento), busca de patrocínio, cotas, pré-produção, produção e pós produção, realização e desmontagem. Caso alguma coisa dê errado, André recomenda ter muito “jogo de cintura” para continuar o trabalho e tentar solucionar o problema e caso não consiga, o improviso pode ser uma saída.
Ao ser questionado sobre alguma situação inusitada em que já passou em um evento organizado por ele, André afirma que uma vez teve que deixar bem longe, um do outro, dois convidados. “Uma vez tive um problema com uma modelo que estava em um evento e neste mesmo evento chegou um ex-jogador de futebol, que estava sendo processado por ela, por não reconhecimento de paternidade. Com isso, procurei contornar, colocando o jogador em outro lado, para não fechar o tempo e virar notícia na imprensa” conta.

Por conta da Copa do Mundo de 2014 e das Olimpíadas de 2016, o Rio de Janeiro tem vários eventos agendados para os próximos anos, o que faz crescer as oportunidades para quem quer investir na área. Todo dia tem um evento, são: feiras, congressos, seminários, exposições e shows acontecendo o ano todo. “São Paulo é o grande mercado para eventos. Só não tem muito o apelo turístico da cidade do Rio de Janeiro”, analisa o produtor.

Quem estuda Comunicação Social na Candido Mendes já pode ter uma amostra de como é produzir um evento em todas as suas fases, desde a pré-produção até a realização do mesmo, passando inclusive pela divulgação. Ele aprende tudo na prática. Um grande exemplo disso é a Semana de Comunicação, realizada todos os anos pelos alunos.

André afirma que o professor tem um papel importante, mas o aluno também tem que ter interesse e se aprofundar na área. “O professor em sala de aula dá a receita do bolo, os ingredientes e a forma de como fazer. O aluno também tem que correr atrás para colocar uma cereja, que pode ser a diferença naquele bolo. O aluno tem que ler, procurar estar antenado com o que acontece na rua, no shopping, no metrô, na barca, no trem, no cinema, na lanchonete, no bar, em casa, no banco, na Europa. Ele tem que saber de tudo um pouco e isso, ele tem que buscar fora de sala de aula”.